Kundenstory
GELSENWASSER AG & vx Field
Von mAMS zu vx Field
Im Zuge des „mAMS mobiles Auftragsmanagementsystem“-Projektes der GELSENWASSER AG wird in den Unternehmensbereichen Gas- und Wasserverteilungsnetze die Software, vx Field von Accruent, flächendeckend eingeführt.
Im Außendienst der Gas- und Wasserverteilung der GELSENWASSER AG, eines der größten Trinkwasserversorgungs-Unternehmen Deutschlands, werden pro Jahr ca. 100.000 Aufträge mit ca. 200.000 Vorgängen durch Handwerker und Meister bearbeitet. Die Mitarbeiter, häufig aus unterschiedlichen Organisationseinheiten, erzeugen eine Vielzahl an Meldungen, Berichten und Dokumentationen, die bisher nachträglich und manuell in das betriebswirtschaftliche Softwaresystem (SAP), das Dokumentenmanagementsystem (DMS) und das geografische Informationssystem (GIS) eingepflegt werden mussten.
Mit dem Projekt „mAMS“ sollen die bereits gut organisierten technischen Prozessabläufe und die Aufbauorganisation nicht verändert werden, die Straffung der Arbeitsabläufe und eine Verbesserung der Prozesseffizienz stehen im Vordergrund. Nachdem in einem Vorprojekt die Anforderungen an die zukünftige Softwarelösung geklärt wurden, hat im anschließenden EU-Bieterwettbewerb im Mai 2012 die Firma ESN EnergieSystemeNord GmbH als bester Anbieter den Auftrag erhalten. GRINTEC übernahm als Subunternehmer die gesamte vx Field-seitige Umsetzung des Projektes.
Aufbau und Funktionsweise der Software
Mit der Einführung von vx Field wurde eine vollständige Integration von vx Field mit SAP und DMS durchgeführt. Der Großteil der Aufträge wird in SAP erzeugt und nach vx Field übertragen. Aufträge werden aber auch direkt in vx Field angelegt, die wiederum über die Systemintegration mit SAP verknüpft werden. Aufgrund der Nutzung der in SAP hinterlegten Daten, wie Standortwerk oder verantwortlicher Arbeitsplatz, werden die Aufträge automatisch dem richtigen Disponenten zugeordnet. In vx Field wird grundsätzlich zwischen den beiden Hauptrollen „Disponent“ und „mobiler Mitarbeiter“ unterschieden.
Der Disponent verteilt von seinem Desktoparbeitsplatz die Aufträge an die Außendienstmitarbeiter. Diverse Filtermöglichkeiten und individuelle Darstellungsmöglichkeiten erleichtern die Arbeit.
Der Außendienstmitarbeiter hingegen arbeitet mit einem mobilen Gerät, auf dem über drahtlose Kommunikation (UMTS, W-LAN) die jeweiligen Aufträge und zugehörigen Dokumente in Echtzeit zur Verfügung stehen. Nach der Bearbeitung durch die Außendienstmitarbeiter erhält der Disponent die Aufträge zur Ergänzung und Freigabe zurück. Erst danach werden alle Daten direkt in die Endsysteme SAP oder DMS übertragen. Um auch bei einem Ausfall der Internetverbindung (weiter)arbeiten zu können, werden alle erfassten Daten auf dem mobilen Gerät zwischengespeichert, das heißt, das mobile Gerät ist offlinefähig.
Bei der GELSENWASSER AG wurden zur Erledigung der unterschiedlichen Aufgaben 27 verschiedene Auftragsarten mit den entsprechenden Lebenszyklen (Prozessabläufen) in vx Field definiert. Damit stehen den Mitarbeitern nur die Daten zur Verfügung, die benötigt werden, um einen bestimmten Auftragstyp zu erledigen. Neben Auftragsdaten und Aufwänden für Eigenleistung, Material und Transport werden auch ca. 250 verschiedene Attribute gelesen, bearbeitet und zurückgeschrieben. Dazu gehören Informationen aus SAP-Equipments, SAP-Meldungskatalogen oder SAP-Verbrauchsabrechnungs-Datenbanken. Zusätzlich können im Außendienst auch Skizzen und Fotos erzeugt werden, die ebenfalls auftragsspezifisch und automatisiert (z.B. im DMS) abgelegt werden.
vx Field und das "eLager"
Ein weiterer wichtiger Bestandteil der Außendienstarbeit ist der Materialverbrauch. Aus diesem Grund hat GELSENWASSER mit dem „eLager“-Projekt eine Verknüpfung zu vx Field geschaffen. Der gesamte Prozess von der Planung, Bestellung, Bereitstellung und Ausgabe bis zur Rückgabe des Materials wird nun vollständig digital bearbeitet. vx Field und „eLager“ kommunizieren über die gemeinsame Schnittstelle SAP. Die jeweiligen Buchungen und Materialbewegungen in SAP werden in der dafür zuständigen Anwendung (FFA oder „eLager“) ausgelöst. Die Daten stehen dem Außendienstmitarbeiter direkt zur Verfügung. Bei der Auftragsbearbeitung kann der Mitarbeiter die Materialien auf einen Auftrag buchen, ins Lager rückbuchen, verschrotten oder auf seinem LKW-Lager belassen. Insgesamt wird mit vxField und „eLager“ die Arbeit für alle Beteiligten durch mehr Transparenz und vor allem weniger Medienbrüche erleichtert und die Nachbearbeitung deutlich reduziert.
Fotos: Gelsenwasser AG
Die Einführung
Bis zum Ende dieses Jahres wird vx Field als zentrales Arbeitswerkzeug in allen sechs Betriebsdirektionen bei der GELSENWASSER AG und der GELSENWASSER Energienetze GmbH eingeführt. Intern geprägt durch diverse Veranstaltungen und Informationen wird der Projektname „mAMS“ durch den Softwarenamen „vx Field“ ersetzt. Das Einführungsteam Martin Kleinau, Martin Vieting und Jürgen Pellny präsentierte den Anwendern das „fertige“ Produkt. „Insbesondere auf die ersten Reaktionen und Rückmeldungen der Handwerker und Meister waren wir gespannt“, so Martin Kleinau. Als erster Disponent startete Guido Laader am 28. April 2014 mit vx Field an seinem Betriebsstandort am Niederrhein. Aufgrund der intensiven Unterstützung durch Schulungen und das Einführungsteam war für Guido Laader bereits nach wenigen Tagen klar: „Die Software kann was. Wir müssen uns nur auf die neue Arbeitsweise einlassen, aber dadurch sparen wir uns die ganze Papierdokumentation.“ Zusätzlich zu Schulungen für die vx Field-Anwender gibt es auch Einweisungen für die Mitarbeiter der kaufmännischen Gruppen und technischen Abteilungen. Nach der erfolgreichen Einführung am Niederrhein folgte das Münsterland, dann Recklinghausen und weiter geht es mit Unna, Gelsenkirchen und Ostwestfalen.